Het belang van het bijhouden van eComms in de FinTech-industrie

Volgens Fintech Global hebben regelgevende instanties zoals de SEC en CFTC de afgelopen tijd hun toezicht op Wall Street-bedrijven geïntensiveerd vanwege tekortkomingen in de boekhoudpraktijken. Dit heeft geleid tot aanzienlijke boetes van meer dan $ 1,5 miljard. Deze trend van strenge handhaving zal naar verwachting aanhouden voor zowel grote als kleine financiële instellingen.

Sanjay Wadhwa, adjunct-directeur handhaving bij de SEC, benadrukte de voortzetting van de inspanningen om naleving door de hele sector af te dwingen. Hij verklaarde: “we weten dat andere door de SEC gereguleerde entiteiten soortgelijke overtredingen hebben begaan, en dus gaat ons werk om naleving binnen de hele sector af te dwingen door.”

McComplianceOffice (MCO) heeft licht geworpen op het cruciale belang van bedrijven om hun elektronische communicatie (eComms) te behouden. Sanjay Wadhwa drong er bij bedrijven op aan hun processen voor het bewaren van gegevens te versterken om mogelijk toekomstig wangedrag te voorkomen.

De periode tussen december 2021 en augustus 2023 was getuige van terugkerende problemen in meer dan 30 aanklachten, waaronder ongeoorloofd app-gebruik, het niet behouden van communicatie, inadequate uitvoering van compliancebeleid en wijdverbreid gebruik van onofficiële communicatiekanalen door werknemers op alle niveaus.

MCO benadrukte het belang van de bedrijfscultuur bij het waarborgen van compliance. Voor inzichten over het adopteren van best-practice-frameworks wordt een webinar met de titel 'Beyond Wishful Thinking: How to Create a Thriving Culture of Compliance' aanbevolen, met Michael Rasmussen van GRC 2020.

Gary Gensler, voorzitter van de SEC, benadrukte het historische belang van archiveringsprotocollen voor de marktintegriteit. Hij benadrukte de noodzaak voor bedrijven om officiële communicatie uitsluitend via geautoriseerde media te voeren en deze gesprekken nauwgezet te bewaren.

Regelgeving zoals SEC Rule 17a-4 verplicht bedrijven om elektronische documenten gedurende drie tot zes jaar te bewaren, afhankelijk van het type, in een onveranderlijk formaat. De in oktober 2022 bijgewerkte regels maken het mogelijk dat gegevens worden bewaard met behulp van elektronische systemen die communicatie registreren en beveiligen.

Soortgelijke nadruk op de levensduur en veiligheid van elektronische communicatie is aanwezig in de Europese, Britse en Canadese regelgeving, die strikte naleving en handhaving vereist.

Gurbir S. Grewal, directeur van de Afdeling Handhaving van de SEC, benadrukte het belang van het bijhouden van gegevens. Hij merkte op dat de boeken en bescheiden van bedrijven toegankelijk moeten zijn om beschuldigingen van wangedrag te kunnen onderzoeken.

De FCA benadrukte het compliancerisico dat voortkomt uit niet-gecontroleerde communicatiekanalen, waaronder platforms zoals WhatsApp voor financiële transacties.

In het digitale tijdperk moeten bedrijven omgaan met evoluerende communicatienormen, inclusief interpretatieve nuances zoals emoji’s, zoals Michael Solomon op de FINRA Annual Conference 2023 heeft benadrukt.

Compliance-technologietools zijn niet langer een luxe, maar een noodzaak. Ze stellen bedrijven in staat elektronische communicatie te beheren, monitoren en bewaren in overeenstemming met recente mandaten. De oplossingen van MCO, zoals eComms Review en eComms Keep, helpen bedrijven bij het garanderen van conforme communicatie en het robuust bewaren van gegevens, waardoor de compliancerisico's worden verminderd.