L'importance de la tenue de registres eComms dans l'industrie FinTech

Ces derniers temps, les organismes de réglementation tels que la SEC et la CFTC ont intensifié leur surveillance des entreprises de Wall Street en raison de lacunes dans les pratiques de tenue de registres, selon Fintech Global . Cela a conduit à des amendes substantielles dépassant 1,5 milliard de dollars. Cette tendance à une application rigoureuse devrait persister tant pour les grandes que les petites institutions financières.

Sanjay Wadhwa, directeur adjoint de l'application de la loi à la SEC, a souligné la poursuite des efforts visant à faire respecter la conformité à l'échelle du secteur. Il a déclaré : « nous savons que d'autres entités réglementées par la SEC ont commis des violations similaires, et notre travail pour faire respecter la conformité à l'échelle du secteur se poursuit donc. »

McComplianceOffice (MCO) a mis en lumière l'importance cruciale pour les entreprises de préserver leurs communications électroniques (eComms). Sanjay Wadhwa a exhorté les entreprises à renforcer leurs processus de conservation des dossiers afin de prévenir d'éventuelles fautes futures.

La période comprise entre décembre 2021 et août 2023 a été marquée par des problèmes récurrents dans plus de 30 accusations, notamment l'utilisation non autorisée d'applications, l'incapacité à conserver les communications, l'exécution inadéquate des politiques de conformité et l'utilisation généralisée de canaux de communication non officiels par les employés à tous les niveaux.

MCO a souligné l’importance de la culture d’entreprise pour garantir la conformité. Pour obtenir des informations sur l'adoption de cadres de bonnes pratiques, un webinaire intitulé « Au-delà des vœux pieux : comment créer une culture florissante de conformité » avec Michael Rasmussen de GRC 2020 est recommandé.

Gary Gensler, président de la SEC, a souligné l'importance historique des protocoles de tenue de registres pour l'intégrité du marché. Il a souligné la nécessité pour les entreprises d'effectuer leurs communications officielles exclusivement à travers des supports autorisés et de préserver méticuleusement ces conversations.

Des réglementations telles que la SEC Rule 17a-4 obligent les entreprises à conserver les enregistrements électroniques pendant trois à six ans, selon le type, dans un format immuable. Les règles mises à jour en octobre 2022 permettent de conserver les enregistrements à l'aide de systèmes électroniques qui enregistrent et sauvegardent les communications.

Des accents similaires sur la longévité et la sécurité des communications électroniques sont présents dans les réglementations européennes, britanniques et canadiennes, exigeant une conformité et une conservation strictes.

Gurbir S. Grewal, directeur de la Division de l'application de la loi de la SEC, a souligné l'importance de la tenue des dossiers. Il a souligné que les livres et registres des entreprises doivent être accessibles pour enquêter sur les allégations d'actes répréhensibles.

La FCA a souligné le risque de non-conformité découlant des canaux de communication non surveillés, notamment des plateformes comme WhatsApp pour les transactions financières.

À l’ère du numérique, les entreprises doivent s’adapter à l’évolution des normes de communication, y compris les nuances interprétatives comme les emojis, comme l’a souligné Michael Solomon lors de la conférence annuelle 2023 de la FINRA.

Les outils technologiques de conformité ne sont plus un luxe mais une nécessité. Ils permettent aux entreprises de gérer, surveiller et conserver les communications électroniques conformément aux mandats récents. Les solutions de MCO, telles que eComms Review et eComms Keep, aident les entreprises à garantir des communications conformes et une conservation solide des enregistrements, réduisant ainsi les risques de non-conformité.