Die Bedeutung der eComms-Aufzeichnung in der FinTech-Branche

Laut Fintech Global haben Aufsichtsbehörden wie die SEC und die CFTC in jüngster Zeit ihre Kontrolle über Wall-Street-Firmen aufgrund von Versäumnissen bei der Aufzeichnungspraxis intensiviert. Dies hat zu erheblichen Geldstrafen von über 1,5 Milliarden US-Dollar geführt. Es wird erwartet, dass dieser Trend der strengen Durchsetzung sowohl bei großen als auch bei kleineren Finanzinstituten anhält.

Sanjay Wadhwa, stellvertretender Direktor für Durchsetzung der SEC, betonte die Fortsetzung der Bemühungen zur Durchsetzung branchenweiter Compliance . Er erklärte: „Wir wissen, dass andere von der SEC regulierte Unternehmen ähnliche Verstöße begangen haben, und daher setzen wir unsere Arbeit zur Durchsetzung branchenweiter Compliance fort.“

McComplianceOffice (MCO) hat beleuchtet, wie wichtig es für Unternehmen ist, ihre elektronische Kommunikation (eComms) zu schützen. Sanjay Wadhwa forderte Unternehmen auf, ihre Prozesse zur Aufbewahrung von Unterlagen zu stärken, um potenzielles zukünftiges Fehlverhalten zu verhindern.

Im Zeitraum zwischen Dezember 2021 und August 2023 kam es bei über 30 Vorwürfen zu wiederkehrenden Problemen, darunter unbefugte App-Nutzung, fehlende Aufbewahrung von Kommunikationen, unzureichende Umsetzung von Compliance-Richtlinien und weitverbreitete Nutzung inoffizieller Kommunikationskanäle durch Mitarbeiter auf allen Ebenen.

MCO betonte die Bedeutung der Unternehmenskultur für die Gewährleistung der Compliance. Für Einblicke in die Einführung von Best-Practice-Frameworks wird ein Webinar mit dem Titel „Beyond Wishful Thinking: How to Create a Thriving Culture of Compliance“ mit Michael Rasmussen von GRC 2020 empfohlen.

Gary Gensler, der Vorsitzende der SEC, betonte die historische Bedeutung von Aufzeichnungsprotokollen für die Marktintegrität. Er betonte die Notwendigkeit für Unternehmen, offizielle Kommunikation ausschließlich über autorisierte Medien durchzuführen und diese Gespräche sorgfältig aufzuzeichnen.

Vorschriften wie die SEC-Regel 17a-4 verpflichten Unternehmen, elektronische Aufzeichnungen je nach Art drei bis sechs Jahre lang in einem unveränderlichen Format aufzubewahren. Die im Oktober 2022 aktualisierten Regeln ermöglichen die Aufbewahrung von Aufzeichnungen mithilfe elektronischer Systeme, die die Kommunikation protokollieren und schützen.

Ähnliche Schwerpunkte auf Langlebigkeit und Sicherheit elektronischer Kommunikation finden sich in europäischen, britischen und kanadischen Vorschriften, die eine strikte Einhaltung und Aufbewahrung erfordern.

Gurbir S. Grewal, Direktor der Strafverfolgungsabteilung der SEC, betonte die Bedeutung der Führung von Aufzeichnungen. Er wies darauf hin, dass die Bücher und Aufzeichnungen der Unternehmen zugänglich sein müssen, um Vorwürfen von Fehlverhalten nachgehen zu können.

Die FCA wies auf das Compliance-Risiko hin, das von nicht überwachten Kommunikationskanälen ausgeht, darunter Plattformen wie WhatsApp für Finanzgeschäfte.

Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen mit sich entwickelnden Kommunikationsnormen umgehen, einschließlich interpretativer Nuancen wie Emojis, wie Michael Solomon auf der FINRA-Jahreskonferenz 2023 betonte.

Compliance-Tech-Tools sind kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Sie ermöglichen es Unternehmen, elektronische Kommunikation gemäß den aktuellen Vorschriften zu verwalten, zu überwachen und aufzubewahren. MCO-Lösungen wie eComms Review und eComms Keep helfen Unternehmen dabei, konforme Kommunikation und eine robuste Aufbewahrung von Aufzeichnungen sicherzustellen und so Compliance-Risiken zu verringern.