ความสำคัญของการเก็บบันทึก eComms ในอุตสาหกรรม FinTech

ในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา หน่วยงานกำกับดูแล เช่น ก.ล.ต. และ CFTC ได้เพิ่มการตรวจสอบบริษัทใน Wall Street อย่างละเอียดมากขึ้น เนื่องจากความล้มเหลวในการปฏิบัติงานด้านการบันทึกข้อมูล ตาม Fintech Global สิ่งนี้นำไปสู่การปรับจำนวนมากเกินกว่า 1.5 พันล้านดอลลาร์ แนวโน้มของการบังคับใช้ที่เข้มงวดนี้คาดว่าจะยังคงมีอยู่สำหรับสถาบันการเงินทั้งรายใหญ่และรายย่อย

Sanjay Wadhwa รองผู้อำนวยการฝ่ายบังคับใช้ของ SEC เน้นย้ำถึงความต่อเนื่องของความพยายามในการบังคับใช้การปฏิบัติ ตามกฎระเบียบ ทั่วทั้งอุตสาหกรรม เขากล่าวว่า "เรารู้ว่าหน่วยงานอื่น ๆ ที่อยู่ภายใต้การควบคุมของ SEC ได้กระทำการละเมิดที่คล้ายกัน ดังนั้นงานของเราในการบังคับใช้การปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วทั้งอุตสาหกรรมจึงดำเนินต่อไป"

McComplianceOffice (MCO) ได้ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับความสำคัญที่สำคัญของบริษัทต่างๆ ในการรักษาการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (eComms) Sanjay Wadhwa เรียกร้องให้บริษัทต่างๆ เสริมสร้างกระบวนการเก็บรักษาบันทึกเพื่อป้องกันการประพฤติมิชอบที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ในช่วงระหว่างเดือนธันวาคม 2564 ถึงเดือนสิงหาคม 2566 พบปัญหาซ้ำๆ ในข้อหามากกว่า 30 รายการ รวมถึงการใช้งานแอปโดยไม่ได้รับอนุญาต ความล้มเหลวในการเก็บรักษาการสื่อสาร การดำเนินนโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ไม่เพียงพอ และการใช้ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการอย่างกว้างขวางโดยพนักงานทุกระดับ

MCO เน้นย้ำถึงความสำคัญของวัฒนธรรมบริษัทในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หากต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการนำกรอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้ ขอแนะนำให้เข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บหัวข้อ 'Beyond Wishful Thinking: How to Create a Thriving Culture of Compliance' ซึ่งมี Michael Rasmussen จาก GRC 2020 นำเสนอ

Gary Gensler ประธาน SEC เน้นย้ำถึงความสำคัญทางประวัติศาสตร์ของระเบียบวิธีเก็บบันทึกเพื่อความสมบูรณ์ของตลาด เขาเน้นย้ำถึงความจำเป็นสำหรับธุรกิจต่างๆ ที่จะต้องดำเนินการสื่อสารอย่างเป็นทางการผ่านสื่อที่ได้รับอนุญาตโดยเฉพาะ และเก็บรักษาการสนทนาเหล่านี้ไว้อย่างพิถีพิถัน

กฎระเบียบ เช่น กฎ SEC 17a-4 กำหนดให้บริษัทเก็บรักษาบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลาสามถึงหกปี ขึ้นอยู่กับประเภท ในรูปแบบที่ไม่เปลี่ยนรูปแบบ กฎที่ได้รับการปรับปรุงในเดือนตุลาคม 2022 อนุญาตให้มีการอนุรักษ์บันทึกโดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่บันทึกและปกป้องการสื่อสาร

การเน้นที่คล้ายกันในเรื่องอายุยืนและความปลอดภัยของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีอยู่ในข้อบังคับของยุโรป อังกฤษ และแคนาดา ซึ่งกำหนดให้ต้องปฏิบัติตามและเก็บรักษาอย่างเข้มงวด

Gurbir S. Grewal ผู้อำนวยการกองบังคับใช้กฎหมายของ SEC เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเก็บบันทึก เขาตั้งข้อสังเกตว่าต้องเข้าถึงหนังสือและบันทึกของบริษัทต่างๆ เพื่อสอบสวนข้อกล่าวหาการกระทำผิด

FCA เน้นย้ำถึงความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกิดจากช่องทางการสื่อสารที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ รวมถึงแพลตฟอร์มเช่น WhatsApp สำหรับการติดต่อทางการเงิน

ในยุคดิจิทัล บริษัทต่างๆ จะต้องนำทางบรรทัดฐานการสื่อสารที่เปลี่ยนแปลงไป รวมถึงความแตกต่างในการตีความ เช่น อิโมจิ ตามที่ Michael Solomon ชี้ให้เห็นในการประชุมประจำปี FINRA ประจำปี 2023

เครื่องมือเทคโนโลยีการปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่ได้เป็นสิ่งฟุ่มเฟือยอีกต่อไปแต่เป็นสิ่งจำเป็น ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดการ ติดตาม และรักษาการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ให้สอดคล้องกับข้อบังคับล่าสุด โซลูชันของ MCO เช่น eComms Review และ eComms Keep ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มั่นใจได้ถึงการสื่อสารที่เป็นไปตามข้อกำหนดและการเก็บรักษาบันทึกที่แข็งแกร่ง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด