Значение ведения учета электронных коммуникаций в индустрии финансовых технологий

По данным Fintech Global , в последнее время регулирующие органы, такие как SEC и CFTC, усилили контроль над фирмами Уолл-стрит из-за упущений в практике ведения учета. Это привело к крупным штрафам, превышающим 1,5 миллиарда долларов. Ожидается, что эта тенденция строгого правоприменения сохранится как для крупных, так и для мелких финансовых учреждений.

Санджай Вадхва, заместитель директора SEC по обеспечению соблюдения требований, подчеркнул необходимость продолжения усилий по обеспечению соблюдения требований в масштабах всей отрасли. Он заявил: «Мы знаем, что другие организации, регулируемые SEC, совершали аналогичные нарушения, и поэтому наша работа по обеспечению соблюдения требований в масштабах всей отрасли продолжается».

McComplianceOffice (MCO) пролил свет на решающую важность сохранения компаниями электронных коммуникаций (eComms). Санджай Вадхва призвал компании усилить процессы хранения документации, чтобы предотвратить возможные неправомерные действия в будущем.

В период с декабря 2021 года по август 2023 года наблюдались повторяющиеся проблемы по более чем 30 обвинениям, включая несанкционированное использование приложений, невозможность сохранить связь, ненадлежащее выполнение политик соответствия и широкое использование неофициальных каналов связи сотрудниками всех уровней.

MCO подчеркнула важность корпоративной культуры в обеспечении соблюдения требований. Для получения информации о внедрении передовой практики рекомендуется посетить вебинар под названием «За пределами принятия желаемого за действительное: как создать процветающую культуру соответствия» с участием Майкла Расмуссена из GRC 2020.

Гэри Генслер, председатель SEC, подчеркнул историческую важность протоколов ведения учета для целостности рынка. Он подчеркнул необходимость того, чтобы бизнес осуществлял официальные коммуникации исключительно через авторизованные каналы и тщательно сохранял эти разговоры.

Такие правила, как правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC), обязывают фирмы хранить электронные записи в неизменном формате в течение трех-шести лет, в зависимости от типа. Правила, обновленные в октябре 2022 года, позволяют сохранять записи с использованием электронных систем, которые регистрируют и защищают сообщения.

Аналогичные акценты на долговечности и безопасности электронных коммуникаций присутствуют в европейских, британских и канадских правилах, требующих строгого соблюдения и сохранения.

Гурбир С. Гревал, директор отдела правоприменения SEC, подчеркнул важность ведения документации. Он отметил, что бухгалтерские книги и отчеты компаний должны быть доступны для расследования обвинений в правонарушениях.

FCA подчеркнуло риск соблюдения требований, связанный с неконтролируемыми каналами связи, включая такие платформы, как WhatsApp для финансовых операций.

В цифровую эпоху компании должны ориентироваться в развивающихся коммуникативных нормах, включая нюансы интерпретации, такие как смайлы, как отметил Майкл Соломон на ежегодной конференции FINRA 2023 года.

Технологические инструменты обеспечения соответствия уже не роскошь, а необходимость. Они позволяют фирмам управлять, контролировать и сохранять электронные коммуникации в соответствии с недавними мандатами. Решения MCO, такие как eComms Review и eComms Keep, помогают предприятиям обеспечить соответствие коммуникациям и надежное хранение записей, снижая риски, связанные с соблюдением требований.