Znaczenie prowadzenia dokumentacji elektronicznej w branży FinTech

Według Fintech Global w ostatnim czasie organy regulacyjne, takie jak SEC i CFTC, zintensyfikowały kontrolę firm z Wall Street ze względu na uchybienia w praktykach prowadzenia dokumentacji. Doprowadziło to do nałożenia znacznych kar finansowych przekraczających 1,5 miliarda dolarów. Oczekuje się, że tendencja do rygorystycznego egzekwowania przepisów utrzyma się zarówno w przypadku dużych, jak i mniejszych instytucji finansowych.

Sanjay Wadhwa, zastępca dyrektora ds. egzekwowania przepisów SEC, podkreślił kontynuację wysiłków na rzecz egzekwowania zgodności w całej branży. Stwierdził: „Wiemy, że inne podmioty podlegające regulacjom SEC dopuściły się podobnych naruszeń, dlatego kontynuujemy naszą pracę nad egzekwowaniem zgodności w całej branży”.

McComplianceOffice (MCO) rzucił światło na kluczowe znaczenie, jakie ma firma chroniąca swoją komunikację elektroniczną (eComms). Sanjay Wadhwa nalegał, aby firmy wzmocniły swoje procesy przechowywania dokumentacji, aby zapobiec potencjalnym nadużyciom w przyszłości.

W okresie od grudnia 2021 r. do sierpnia 2023 r. wystąpiły powtarzające się problemy w przypadku ponad 30 zarzutów, w tym nieautoryzowane użycie aplikacji, brak komunikacji, nieodpowiednie wykonanie zasad zgodności oraz powszechne korzystanie z nieoficjalnych kanałów komunikacji przez pracowników na wszystkich poziomach.

MCO podkreśliło znaczenie kultury firmy w zapewnianiu zgodności. Aby uzyskać wiedzę na temat przyjmowania ram najlepszych praktyk, zaleca się seminarium internetowe zatytułowane „Beyond Wishful Thinking: How to Create a Thriving Culture of Compliance” z udziałem Michaela Rasmussena z GRC 2020.

Gary Gensler, przewodniczący SEC, podkreślił historyczne znaczenie protokołów prowadzenia rejestrów dla integralności rynku. Podkreślił, że firmy muszą prowadzić oficjalną komunikację wyłącznie za pośrednictwem autoryzowanych mediów i skrupulatnie je utrwalać.

Regulacje takie jak Zasada 17a-4 SEC nakładają na firmy obowiązek przechowywania dokumentacji elektronicznej przez trzy do sześciu lat, w zależności od rodzaju, w niezmiennym formacie. Przepisy zaktualizowane w październiku 2022 r. umożliwiają przechowywanie dokumentacji przy użyciu systemów elektronicznych rejestrujących i zabezpieczających komunikację.

Podobny nacisk na trwałość i bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej kładzie się w przepisach europejskich, brytyjskich i kanadyjskich, wymagających ścisłego przestrzegania i przechowywania.

Gurbir S. Grewal, dyrektor Wydziału Wykonawczego SEC, podkreślił znaczenie prowadzenia dokumentacji. Zauważył, że księgi i rejestry firm muszą być dostępne w celu zbadania zarzutów o niewłaściwe postępowanie.

FCA podkreśliła ryzyko braku zgodności wynikające z niemonitorowanych kanałów komunikacji, w tym platform takich jak WhatsApp do transakcji finansowych.

Jak zauważył Michael Solomon na dorocznej konferencji FINRA 2023, w erze cyfrowej firmy muszą dostosować się do zmieniających się norm komunikacyjnych, w tym niuansów interpretacyjnych, takich jak emoji.

Narzędzia technologiczne zapewniające zgodność nie są już luksusem, ale koniecznością. Umożliwiają one firmom zarządzanie, monitorowanie i przechowywanie komunikacji elektronicznej zgodnie z najnowszymi wymogami. Rozwiązania MCO, takie jak eComms Review i eComms Keep, pomagają firmom zapewnić zgodną z przepisami komunikację i solidne przechowywanie dokumentacji, zmniejszając ryzyko braku zgodności.