L’importanza della tenuta dei registri delle comunicazioni elettroniche nel settore FinTech

Secondo Fintech Global , negli ultimi tempi, organismi di regolamentazione come la SEC e la CFTC hanno intensificato il controllo sulle società di Wall Street a causa di errori nelle pratiche di tenuta dei registri. Ciò ha comportato multe considerevoli superiori a 1,5 miliardi di dollari. Si prevede che questa tendenza all’applicazione rigorosa persisterà sia per gli istituti finanziari maggiori che per quelli minori.

Sanjay Wadhwa, vicedirettore per l'applicazione delle norme della SEC, ha sottolineato la continuazione degli sforzi per garantire la conformità a livello di settore. Ha dichiarato: "sappiamo che altre entità regolamentate dalla SEC hanno commesso violazioni simili, e quindi il nostro lavoro per far rispettare la conformità a livello di settore continua".

McComplianceOffice (MCO) ha fatto luce sull'importanza fondamentale che le aziende preservino le proprie comunicazioni elettroniche (eComms). Sanjay Wadhwa ha esortato le aziende a rafforzare i processi di conservazione dei documenti per prevenire potenziali futuri comportamenti scorretti.

Nel periodo compreso tra dicembre 2021 e agosto 2023 si sono verificati problemi ricorrenti in oltre 30 addebiti, tra cui l'utilizzo non autorizzato di app, la mancata conservazione delle comunicazioni, l'esecuzione inadeguata delle politiche di conformità e l'uso diffuso di canali di comunicazione non ufficiali da parte dei dipendenti a tutti i livelli.

MCO ha sottolineato l'importanza della cultura aziendale nel garantire la conformità. Per approfondimenti sull'adozione di framework di best practice, si consiglia un webinar intitolato "Beyond Wishful Thinking: How to Create a Thriving Culture of Compliance" con Michael Rasmussen di GRC 2020.

Gary Gensler, presidente della SEC, ha sottolineato l'importanza storica dei protocolli di tenuta dei registri per l'integrità del mercato. Ha sottolineato la necessità che le imprese conducano comunicazioni ufficiali esclusivamente attraverso mezzi autorizzati e conservino meticolosamente queste conversazioni.

Regolamenti come la regola 17a-4 della SEC impongono alle aziende di conservare i record elettronici per un periodo da tre a sei anni, a seconda del tipo, in un formato immutabile. Le norme aggiornate a ottobre 2022 consentono la conservazione dei dati mediante sistemi elettronici di registrazione e salvaguardia delle comunicazioni.

Enfasi simili sulla longevità e sulla sicurezza delle comunicazioni elettroniche sono presenti nelle normative europee, britanniche e canadesi, che richiedono conformità e conservazione rigorose.

Gurbir S. Grewal, direttore della Divisione di Applicazione della SEC, ha sottolineato l'importanza della tenuta dei registri. Ha osservato che i libri e i registri delle aziende devono essere accessibili per indagare sulle accuse di illeciti.

La FCA ha evidenziato il rischio di conformità derivante da canali di comunicazione non monitorati, comprese piattaforme come WhatsApp per i rapporti finanziari.

Nell’era digitale, le aziende devono affrontare l’evoluzione delle norme di comunicazione, comprese le sfumature interpretative come gli emoji, come sottolineato da Michael Solomon alla conferenza annuale FINRA del 2023.

Gli strumenti tecnologici di compliance non sono più un lusso ma una necessità. Consentono alle aziende di gestire, monitorare e conservare le comunicazioni elettroniche in linea con i recenti mandati. Le soluzioni di MCO, come eComms Review ed eComms Keep, aiutano le aziende a garantire comunicazioni conformi e una solida conservazione dei record, diminuendo i rischi di conformità.