La importancia del mantenimiento de registros de comunicaciones electrónicas en la industria FinTech

En los últimos tiempos, organismos reguladores como la SEC y la CFTC han intensificado su escrutinio de las empresas de Wall Street debido a fallas en las prácticas de mantenimiento de registros, según Fintech Global . Esto ha dado lugar a multas sustanciales que superan los 1.500 millones de dólares. Se espera que esta tendencia de aplicación estricta persista tanto para las instituciones financieras mayores como para las menores.

Sanjay Wadhwa, subdirector de cumplimiento de la SEC, enfatizó la continuación de los esfuerzos para hacer cumplir el cumplimiento en toda la industria. Afirmó: "sabemos que otras entidades reguladas por la SEC han cometido violaciones similares, por lo que nuestro trabajo para hacer cumplir el cumplimiento en toda la industria continúa".

McComplianceOffice (MCO) ha arrojado luz sobre la importancia crítica de que las empresas preserven sus comunicaciones electrónicas (eComms). Sanjay Wadhwa instó a las empresas a fortalecer sus procesos de retención de registros para evitar posibles malas conductas en el futuro.

En el período comprendido entre diciembre de 2021 y agosto de 2023 se produjeron problemas recurrentes en más de 30 cargos, incluido el uso no autorizado de aplicaciones, la falta de retención de las comunicaciones, la ejecución inadecuada de las políticas de cumplimiento y el uso generalizado de canales de comunicación no oficiales por parte de empleados de todos los niveles.

MCO destacó la importancia de la cultura empresarial para garantizar el cumplimiento. Para obtener información sobre la adopción de marcos de mejores prácticas, se recomienda un seminario web titulado 'Más allá de las ilusiones: cómo crear una cultura próspera de cumplimiento' con Michael Rasmussen de GRC 2020.

Gary Gensler, presidente de la SEC, enfatizó la importancia histórica de los protocolos de mantenimiento de registros para la integridad del mercado. Destacó la necesidad de que las empresas realicen comunicaciones oficiales exclusivamente a través de medios autorizados y preserven meticulosamente estas conversaciones.

Regulaciones como la Regla 17a-4 de la SEC exigen que las empresas conserven registros electrónicos durante tres a seis años, según el tipo, en un formato inmutable. Las reglas actualizadas en octubre de 2022 permiten conservar los registros utilizando sistemas electrónicos que registran y salvaguardan las comunicaciones.

En las regulaciones europeas, británicas y canadienses se hace hincapié similar en la longevidad y la seguridad de las comunicaciones electrónicas, lo que exige un estricto cumplimiento y retención.

Gurbir S. Grewal, Director de la División de Cumplimiento de la SEC, destacó la importancia del mantenimiento de registros. Señaló que los libros y registros de las empresas deben ser accesibles para investigar acusaciones de irregularidades.

La FCA destacó el riesgo de cumplimiento derivado de canales de comunicación no monitoreados, incluidas plataformas como WhatsApp para transacciones financieras.

En la era digital, las empresas deben navegar por la evolución de las normas de comunicación, incluidos los matices interpretativos como los emojis, como señaló Michael Solomon en la Conferencia Anual de FINRA de 2023.

Las herramientas tecnológicas de cumplimiento ya no son un lujo sino una necesidad. Permiten a las empresas gestionar, monitorear y conservar las comunicaciones electrónicas de acuerdo con mandatos recientes. Las soluciones de MCO, como eComms Review y eComms Keep, ayudan a las empresas a garantizar comunicaciones compatibles y una retención sólida de registros, lo que reduce los riesgos de cumplimiento.

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